Având în vedere că ofer servicii de traducere în maghiară și în domeniul juridic și al afacerilor, am fost abordat de un reprezentant al unei companii românești care dorea să își înființeze o firmă în Ungaria. Clientul a început întâlnirea organizată de mine la biroul avocatului din Ungaria, spunând că, în România, este foarte ușor să înființezi o firmă. Colegul avocat a spus că acceptă provocarea. Chiar dacă nu în câteva ore, dar în următoarea zi lucrătoare am predat documentele pentru o societate cu răspundere limitată, cu un cont bancar activ, înregistrată la Registrul Comerțului.

 

Chiar este ușor!?

În cele mai multe cazuri, înregistrarea unei societăți nu este complicată. În cadrul așa-numitei proceduri simplificate de înființare a societăților comerciale, în care se utilizează contractele-tip statutare, procedura de înregistrare durează o zi lucrătoare. Totul se poate face cu semnătura electronică a avocatului sau a notarului, prin intermediul internetului.

Cu toate acestea, aparențele sunt oarecum înșelătoare. Într-adevăr, înainte de a înființa o societate, trebuie luate decizii care pot avea implicații pe termen lung asupra funcționării afacerii, așa că este recomandat să le analizați cu atenție, analiză în care o persoană autorizată, care face traduceri în maghiară, în cazul în care nu stăpâniți limba, sau termenii specifici, vă poate fi indispensabilă. Pe de altă parte, nu se poate spune că procesul de constituire este terminat odată ce societatea este înregistrată la Registrul Comerțului.

 

Așadar, fără a dori să fiu exhaustiv, vă prezint la ce trebuie să fiți atenți.

 

  1. Denumirea companiei: este liberă sau deja rezervată?

Care ar trebui să fie denumirea companiei? Poate părea simplu, dar poate fi adesea un puzzle. Trebuie să verificați dacă denumirea este înregistrată și să fiți pregătit pentru posibilitatea ca denumirea afacerii dumneavoastră să fi fost deja rezervată de altcineva. În astfel de cazuri, va fi necesară o modificare sau instanța va refuza să înregistreze societatea. O traducere în maghiară a denumirii societății mamă, poate fi o opțiune bună.

 

  1. Sediul social: unde se află administrația centrală?

Dacă dețineți proprietatea în care va funcționa societatea, nu există nicio problemă, deoarece, titlu de proprietate va dovedi că aveți dreptul de a utiliza acel spațiu ca sediu social. În cazul în care sediul este închiriat, trebuie să fiți mai atent, deoarece veți avea nevoie și de o declarație din partea proprietarului. Prin urmare, este important să se precizeze în contractul de închiriere că proprietatea închiriată poate fi desemnată drept sediu social al societății.

Deși controversați, există și așa-numiții furnizori de servicii de tip sediu central. Dacă locul desemnat ca sediu social este folosit doar pentru a primi corespondența societății și pentru a stoca documentele acesteia, dar administrația centrală efectivă se află în altă parte, atunci locul administrației centrale trebuie declarat instanței de înregistrare în plus față de sediul social.

 

  1. Administratorul este un angajat sau un mandatar?

Următoarea întrebare este cine ar trebui să fie administratorul? Și care ar trebui să fie relația sa cu societatea? În conformitate cu legea, cu câteva excepții, administratorii își pot îndeplini atribuțiile fie ca angajați, fie ca mandatari. În cazul în care sunt angajați, aceștia trebuie să încheie un contract de muncă cu societatea și să se înregistreze la autoritatea competentă în domeniul muncii.  Un administrator numit printr-un contract de mandat își poate desfășura activitatea fără a fi remunerat, dar societatea va trebui să plătească contribuții,  dacă nu are statut de asigurat social.

De asemenea, este foarte important ca administratorul societății care urmează să fie înființată, să nu fie incompatibil, sau să nu aibă interdicții,  pentru niciunul dintre motivele enumerate de lege. Acestea pot include, de exemplu, înscrierea în cazierul judiciar a unor fapte penale sau interdicția de a ocupa funcția de administrator). Administratorul trebuie să facă, în acest sens, o declarație pe propria răspundere, care trebuie anexată la cererea de înregistrare a societății.

 

  1. Proprietarul este o persoană fizică sau o organizație?

În cazul în care o organizație (de obicei, o societate), și nu o persoană fizică, dorește să fie proprietarul societății, trebuie verificată existența acestei organizații și capacitatea de reprezentare a persoanei care semnează în numele ei. În cazul unei entități străine, acest lucru se poate face prin verificarea documentelor originale ale societății sau a împuternicirilor, fără de care reprezentantul legal care acționează în această calitate nu poate depune cererea de înregistrare. Aici are, din nou, un rol important traducătorul prin efectuarea traducerii în maghiară.

 

  1. Capitalul social: în bani sau în natură?

În funcție de tipul societății, legea impune, sau nu, un capital social minim, iar în cazul în care da, care este valoarea acestuia. La înființarea unei societăți, trebuie să fiți pregătit pentru ca acest capital social, sau o parte din acesta, să fie vărsat într-un cont bancar sau să fie depus la administrator. În plus, o societate poate fi uneori înființată în întregime prin intermediul unui aport în natură. Cu toate acestea, aportul, trebuie să fie pus la dispoziția societății, în întregime, înainte de înaintarea cererii de înregistrare. Obiectul contribuției poate fi orice bun sau drept cu valoare pecuniară, inclusiv o creanță recunoscută. Cu toate acestea, obiectul aportului nu trebuie să fie supraevaluat, deoarece asociatul care îl depune, este răspunzător față de societate, timp de cinci ani, pentru valoarea aportului menționată în contractul de societate, în sensul că această evaluare nu depășește valoarea reală, avută la momentul depunerii. Membrii care au acceptat contribuția la o valoare supraevaluată, cunoscând acest fapt, sunt, de asemenea, răspunzători în solidar.

 

  1. Autorizații: acum, mai târziu sau niciodată?

În contextul înregistrării unei societăți, se pot distinge două tipuri de autorizații. Prima este autorizația de constituire, a cărei deținere prealabilă (de exemplu, în cazul societăților financiare) este o condiție pentru înregistrare. Cealaltă este autorizația de a desfășura activități comerciale, care nu este o condiție pentru înregistrare. Cu alte cuvinte, în cazul în care societatea urmează să desfășoare o activitate care nu este supusă unei autorizări prealabile, instanța va înregistra societatea, dar activitatea poate fi începută numai dacă, ulterior, se obține autorizația, iar aceasta trebuie să fie publicată în buletinul societăților comerciale sau pe site-ul web al societății, cel târziu în același timp cu începerea activității.

 

  1. TVA și altele: unde pun “x”-ul?

Există douăzeci și nouă de căsuțe pe formularul de înregistrare a unei societăți cu răspundere limitată, care pot sau trebuie completate, iar nebifarea unei căsuțe poate provoca serioase dureri de cap.

În ceea ce privește acest formular, nu greșim dacă spunem, că este vorba de alte douăzeci și nouă de întrebări care urmează să fie răspunse.

Și în acest caz, traducerea în maghiară și din maghiară, este esențială, pentru a înțelege exact ce alegeți.

Odată ce toate detaliile sunt puse la punct, tot ce rămâne de făcut este ca avocatul sau notarul să întocmească documentele, proprietarul să le semneze, acestea sunt transmise electronic la instanță și, în cazul unei proceduri simplificate de înființare a unei societăți, aveți o societate înregistrată în termen de o zi lucrătoare.

O veste bună este și faptul că procedura de înregistrare a unei societăți cu răspundere limitată, a unei întreprinderi individuale, a unei societăți în comandită pe acțiuni și a unei societăți în comandită simplă este gratuită și nu se percepe nicio taxă de publicare în Monitorul Oficial.

 

  1. Contul bancar: înainte sau după?

Următorul pas poate fi deschiderea unui cont bancar, deși acest pas poate fi făcut și înainte de inițierea procedurii de înregistrare. Cu toate acestea, se poate spune că deschiderea ulterioară a unui cont bancar este, în general, mai ușoară. În acest caz, administratorii băncii vor primi și vor pregăti conturile solicitate sub forma unui document electronic, iar administratorul va trebui doar să meargă la cea mai apropiată sucursală a băncii alese pentru a semna. De asemenea, banca notifică registrul, cu privire la detaliile contului bancar.

 

  1. Raportarea către autoritățile fiscale: puțină birocrație

Procedura de mai sus, privind societățile comerciale, este organizată într-un așa numit sistem de “ghișeu unic”, ceea ce înseamnă că instanța de înregistrare transmite datele societății către autoritățile fiscale, pe baza cererii depuse, ca de exemplu, numărul de identificare fiscală al societății, iar banca trimite numărul de cont bancar direct către instanța de înregistrare. În practică, în majoritatea cazurilor, este necesară o raportare suplimentară a datelor către fisc.

În caz contrar, se poate aplica o sancțiune de neîndeplinire a obligațiilor de plată.

 

  1. Contabilitate.

După cum s-a menționat mai sus, există o serie de probleme tehnice care pot apărea în procesul de înființare a unei societăți comerciale, astfel încât, deși este posibil ca activitatea contabilă propriu-zisă să înceapă numai după ce societatea a fost înregistrată, este recomandabil să vă consultați contabilul înainte de înființarea societății. O consultare preliminară poate răspunde la multe întrebări și poate scuti compania de costuri inutile. Iar odată ce cererea de înregistrare a societății a fost depusă, încep să curgă termenele fiscale. Astfel, chiar dacă societatea nu și-a început încă activitățile comerciale, este totuși necesar să se consulte un contabil, deoarece declarațiile trebuie depuse indiferent de existența efectivă a activității.

 

Concluzie

Rapiditatea procedurii de înființare a companiei este lăudabilă, dar este clar că și într-un sistem relativ simplu, există multe obstacole de depășit și multe întrebări la care trebuie să se răspundă. Este clar că aceste aspecte nu trebuie să fie exagerate, dar nici nu trebuie tratate superficial, deoarece o companie poate plăti un preț mare pentru nerespectarea lor. La fel de clar este și faptul că traducerea în maghiară și din această limbă, efectuată de către un traducător autorizat, cu experiență și relații bine verificate în acest domeniu, poate face diferența între succesul si eșecul Dumneavoastră.